IL MEETING

Giorni fa ho ritrovato una bella frase di Mark Twain che recita così “Mi ci vogliono più di tre settimane per preparare un buon discorso improvvisato”…fantastica!
In quei giorni preparavo una riunione per la presentazione di un nuovo prodotto /servizio di un club con il quale collaboro e quella frase mi ha fatto riflettere riguardo l’argomento che è poi diventato il tema di un articolo, questo.

Ho pensato a quanto il lavoro del Direttore Tecnico/Coordinatore possa essere facilitato dal tenere “riunioni” rapide, efficaci e motivanti.

In particolare dietro quella frase si cela un concetto ben più profondo e, forse, opposto alle stesse parole pronunciate e cioè che dietro la naturalezza di un discorso improvvisato si nasconde una piena e profonda conoscenza dell’argomento trattato ed una attenta pianificazione dell’intera esposizione.

Per esperienza personale, sia come formatore che come coordinatore, so che occorre prepararsi molto, e per molto tempo, per qualsiasi forma di public speaking sia che si tratti di un esame, che si parli di affari e di soldi e, perché no, anche di fronte ad un team di istruttori di fitness.

Capita molte volte di dover convincere il proprio team della bontà di un cambiamento, oppure della necessità di rinforzare o correggere alcuni atteggiamenti. Solo una piena conoscenza ed una preparazione attenta e minuziosa riusciranno a trasferire quella naturale sensazione di improvvisazione che “convincerà” il gruppo “liberandolo” verso il raggiungimento di un traguardo (ndr: Ovviamente le azioni dovranno dare seguito e conforto alle parole enunciate).

Ma rimane un fatto…la Riunione è quasi sempre sgradita (tranne quando si mangia)…“Ragazzi il giorno X alle ore Y riunione!”. Questo rimane comunque il messaggino che tutti i trainer temono!

Il più delle volte ritenuta una inutile perdita di tempo e per di più a tarda serata quando, ormai stanchi dall’intera giornata di lavoro tra lezioni e sessioni personal (magari in diversi club), bisogna sedersi su uno step ad ascoltare qualcuno che dice cose che spesso non riguardano nemmeno tutti. Motivi che spesso fanno tendere l’indice della diserzione sempre più in alto con scuse che nemmeno alle scuole medie sentivi.
Ma perché?

Prima di entrare nel merito facciamo un piccolo preambolo: che cos’è una riunione? E’ un momento di incontro (un meeting) durante il quale vengono date informazioni al fine di ottimizzare alcuni processi interni alla struttura. Qualsiasi sia il motivo per cui si decide di organizzare una riunione ci sono dei passi fondamentali da seguire.

Vedremo alcune cose da fare quando si decide di organizzarne una e quali sono le domande più frequenti che ci si dovrebbe porre per predisporla al meglio. Che siano meeting periodici, occasionali, straordinari, a cadenza fissa, con tutti insieme o divisi per settori, gli accorgimenti che seguono andranno sempre tenuti a mente.
Il primo passo è senza alcun dubbio la comunicazione.

Il nostro è un mondo informale è vero ma, appuntamenti come questi, vanno comunicati per tempo e con il giusto anticipo, fatta eccezione ovviamente per quelle di natura straordinaria, almeno 7/10 giorni prima proprio per la complessità di avere team composti da persone che spesso lavorano in luoghi ed orari diversi.
Nella comunicazione dell’appuntamento andrebbero sempre inseriti, orario di inizio e fine ed anche l’O.d.g. In questo modo tutti avranno le idee più chiare riguardo tempi e contenuti.

Cosa fondamentale avere ben chiaro il motivo per cui si organizza una riunione, del resto, come per una sessione di training, ruota tutto intorno all’obiettivo. E’ in funzione di questo che si sceglieranno le persone da coinvolgere, il luogo e gli eventuali strumenti per l’esposizione.

Alcuni esempi possono essere: la gestione delle sale corsi, il lancio di un nuovo servizio del club, il servizio di personal training, la riorganizzazione della sala isotonica, la promozione di un evento, la premiazione del miglio trainer, l’osservazione del bilancio dell’attività ecc ecc.

Il quando organizzarla è il secondo passo da tenere a mente.
Purtroppo nel nostro settore questo è un grosso problema. Se la riunione è infrasettimanale gli orari più consoni possono essere le prime ore pomeridiane oppure le sempreverdi ore serali. Nel primo caso ci potrebbero essere problemi nel raggiungere il luogo dell’incontro (esempio le grandi città con il loro traffico), nel secondo caso il tardo orario e la stanchezza. In entrambe i casi la riunione dovrà essere circoscritta a non più di 45 minuti e quindi estremamente precisa ed efficace nei contenuti.

Chi coinvolgere nella riunione?
Può sembrare scontato ma se l’obiettivo è ottimizzare il servizio di “sala pesi” è inutile coinvolgere i trainer del settore Group Exercise. Lo stesso dicasi per altri settori. Se invece l’obiettivo e la promozione di un evento, il lancio di un nuovo servizio oppure un nuovo modo di gestire i clienti del club, insomma qualcosa che riguardi tutte le strutture integrate tra loro, a quel punto diventa opportuno coinvolgere tutti.
Questi primi punti determineranno già il buon andamento della riunione.

A questo punto passiamo a come gestire la riunione.
Vediamo nel dettaglio quale può essere un esempio di agenda di riunione. Si tratta, è bene specificarlo, di una sorta di sunto di quello che succederà durante il meeting e che andrà esposto per primo.
Inizialmente andrà riassunto il programma della riunione, indicati i punti che saranno trattati e, se previsti, eventuali interventi esterni (esempio un commercialista per spiegare le nuove normative di settore). Al fine di essere efficaci e di rispettare gli orari diventa opportuno prepararsi uno script con i punti da considerare ed i vari sotto argomenti da trattare. Essere precisi ed esaustivi aiuta a rispettare i tempi e quindi a non dare al team la sensazione di perdere tempo inutilmente.

Di seguito voglio riportare, a solo scopo esplicativo, lo script di una riunione tenuta da me poche settimane fa riguardante l’inserimento di un nuovo prodotto, le Smart Class, alla quale ha partecipato l’intero staff del centro.

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Riunione Staff SMAST CLASS e INSERIMENTO DI DUE TRAINER - orario 20.45 / 21.30

TUTTI I REPARTI: Inserimento di due nuovi trainer nello staff.

TUTTI I REPARTI: Presentazione del progetto SMART CLASS; Obiettivi; Promozione Interna ed Esterna; Modalità di Vendita.

SETTORE TECNICO: Durata delle sessioni; Gestione delle sessioni; Protocolli pre-codificati.

VARIE ED EVENTUALI.
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Questi solo i macro argomenti che ovviamente sono stati ulteriormente discussi e dettagliati.

Quanto detto in questo articolo ha il solo scopo di focalizzare l’attenzione su una opportunità, quella delle riunioni, affinché diventino un valore aggiunto per il vostro lavoro e per quello del vostro team.

Se ti interessa approfondire questo argomento scrivimi pure su questo blog, sarò lieto di risponderti.

A presto e buon lavoro.



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